Wydatki związane z podróżami służbowymi członków zarządu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – interpretacja organu podatkowego

Podróże służbowe są nieodłącznym elementem działalności wielu przedsiębiorstw. O ile sprawa rozliczania wydatków z delegacji pracowników zatrudnionych w danej firmie jest jasna, problem pojawia się przy delegacjach osób, które formalnie nie są pracownikami danej firmy.

Przykładem mogą być tutaj członkowie zarządu, którzy pełną swoją funkcję na podstawie stosunku powołania. Powstaje pytanie: czy delegacje członków zarządu, niebędących pracownikami, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa? Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16, ust. 1 pkt 38 i 38a) stanowi, że wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników czy jej członków, rady nadzorczej –  osób niebędących pracownikami danej jednostki nie mogą być zaliczane jako koszt uzyskania przychodu. Jednak w opisywanej sytuacji następuje świadczenie dwustronnie zobowiązujące, a jednostka ma prawo zaliczyć koszty delegacji zarządu do kosztów uzyskania przychodu (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 sierpnia 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-74/15/SK)

Odbywając podróże służbowe mające na celu prowadzenie rozmów z kontrahentami, spotkania biznesowe czy też narady zarządu, jednostka ma prawo zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów koszty takie jak: hotele, wyżywienie, przelot samolotem, czy dojazdy taksówką. „(…) funkcja członka zarządu jest bezspornie związana z działalnością gospodarczą podmiotu gospodarczego i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków, to co do zasady wydatki ponoszone w związku z realizacją jego obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy Spółki (…)”.

Istnieją jednak pewne warunki, które trzeba spełnić, aby móc tego dokonać: gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, istnieje konieczność zawarcia z nim odpowiedniej umowy (np. cywilnoprawnej). Jeżeli jednak takie umowy nie istnieją, powinno to wynikać z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem, bądź mieć podstawę w umowie spółki – przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

Wątpliwości budzi również to, kto powinien zlecać i zarazem podpisywać polecenia wyjazdów służbowych członków zarządu. Czy członek zarządu może sam dopełnić tych obowiązków? Polecenie wyjazdu służbowego członka zarządu powinno być podpisane przez osobę prawnie uprawnioną w spółce do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy tylko w przypadku gdy członek zarządu jest pracownikiem spółki. Członek zarządu może podpisywać polecenia wyjazdu służbowego innych pracowników, jednak nie może tego robić w stosunku do siebie. W przypadku gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, jego delegację może zatwierdzać osoba do tego uprawniona na podstawie pełnomocnictwa. W umowie między spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany przez walne zgromadzenie (art. 210 i 379 k.s.h.).

Nie można zapominać, iż artykuł ten dotyczy uznawania wydatków jako koszty podatkowe. Oddzielną kwestią jest podejście do tej sytuacji od strony kadrowo-płacowej.