Elektroniczne zwolnienia lekarskie od 1 stycznia 2016 roku
Z dniem 1 stycznia 2016 roku ZUS umożliwi przekazywanie zwolnień lekarskich w formie elektronicznej (tzw. e-zwolnienia lub e-ZLA). Nowa funkcjonalność będzie dostępna za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE), a dostęp do niej będzie możliwy również dla płatników, którzy nie posiadają certyfikatu kwalifikowanego, czyli bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Przepisy przewidują 2-letni okres przejściowy (od 1 stycznia 2016 roku do 31 grudnia 2017 roku). W tym czasie obie formy zwolnień lekarskich: elektroniczne i papierowe będą funkcjonować równolegle.
Od 1 stycznia 2018 roku zwolnienia lekarskie w formie papierowej mają zostać całkowicie wyeliminowane.
• Kto musi utworzyć profil na PUE?
Płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczeń powyżej 5 ubezpieczonych, są zobowiązani założyć profil na PUE do 31 grudnia 2015 roku.
Termin ten nie jest obligatoryjny dla pozostałych płatników, mogą oni jednak już teraz dokonać rejestracji profilu PUE. Jeśli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia nie więcej niż 5 osób i do końca 2015 roku nie zdecyduje się na aktywację dostępu do e-zwolnień, jest zobowiązany do 31 grudnia 2015 roku poinformować pracowników o konieczności dostarczania zwolnień lekarskich w formie papierowej.
Aktywacja profilu na PUE dotyczy zawsze osoby fizycznej, nie ma możliwości założenia profilu ogólnego dla pracodawcy, np. spółki.
• Jak zarejestrować profil na PUE?
Założenie konta jest intuicyjne i nie powinno zająć więcej niż 10 minut. W celu utworzenia profilu na PUE należy odwiedzić stronę ZUS:
https://pue.zus.pl/portal/rejestracja.npi
Osoba, która posiada imienny certyfikat kwalifikowany lub zaufany profil ZUS e-PUAP, może za ich pomocą potwierdzić swoją tożsamość już na etapie rejestracji.
Pozostałe osoby będą musiały potwierdzić swoje dane osobiście w najbliższej jednostce ZUS w ciągu 7 dni od utworzenia profilu (tzw. zaufanie profilu).
Po potwierdzeniu tożsamości użytkownik otrzymuje wgląd jedynie do swoich danych ubezpieczeniowych. W celu uzyskania dostępu do danych firmy konieczne jest jeszcze przekazanie do ZUS pełnomocnictwa (formularz ZUS-PEL), podpisanego przez osoby do tego umocowane.
• E-zwolnienia na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)
Po udostępnieniu przez ZUS funkcjonalności związanej z e-zwolnieniami płatnik będzie otrzymywał informacje o zwolnieniach lekarskich swoich pracowników na skrzynkę odbiorczą na portalu PUE. Pracownik nie będzie zobowiązany do dostarczenia dokumentu, nie będzie również miał zastosowania 7-dniowy termin, przekroczenie którego powodowało dotychczas obniżenie zasiłku. Z drugiej strony pracodawca zyska większą możliwość kontroli krótkich zwolnień.