Podpisywanie i składanie do KRS sprawozdań finansowych – zmiany od 2022 roku

Zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych

(art. 52 ust. 2-3 ustawy o rachunkowości, t.j. Dz.U. z 2021 roku poz. 217 ze zm. – dalej UoR)

Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła ułatwienia dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych w jednostkach, którymi kieruje organ wieloosobowy.

Począwszy od 1 stycznia 2022 roku sprawozdania finansowe jednostek, którymi kieruje organ wieloosobowy mogą zostać podpisane:

• przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkich członków organu kierującego jednostką, czyli na zasadach dotychczasowych, albo
• przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład organu kierującego jednostką.

Skorzystanie z powyższego ułatwienia, zostało jednak uzależnione od złożenia, przez pozostałe osoby wchodzące w skład organu zarządzającego jednostką, które nie podpiszą sprawozdania finansowego, oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu, co oznacza, że wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. W dokumentach tych obowiązkowo należy wskazać, którego sprawozdania finansowego dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny opatrzenia sprawozdania finansowego podpisem przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Złożenie oświadczenia oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia, która wiąże się z odmową podpisania sprawozdania finansowego, mogą zostać sporządzone w postaci:

• elektronicznej i podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym) albo
• papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem osoby sporządzającej dokument (wówczas należy sporządzić elektroniczne kopie tych dokumentów, które następnie zostaną dołączone do sprawozdania finansowego).

Zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań z działalności i sprawozdań z płatności

(art. 52 ust. 3, art. 63j UoR)

Zmianie uległy również zasady podpisywania:

• sprawozdań z działalności jednostki,
• sprawozdań z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdań z płatności na rzecz administracji publicznej,
• skonsolidowanych sprawozdań z płatności na rzecz administracji publicznej.

Zgodnie z nowelizacją, od 1 stycznia 2022 roku powyższe sprawozdania powinien podpisać:

• kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to wszyscy członkowie tego organu, czyli na zasadach dotychczasowych, albo
• co najmniej jedna osoba wchodzącą w skład organu zarządzającego jednostki.

Podpisanie powyższych sprawozdań przez niepełny skład organu wieloosobowego jest możliwe wyłącznie po uprzednim złożeniu przez pozostałych członków tego organu oświadczeń, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Członek wieloosobowego organu kierującego jednostką, niepodpisujący tych sprawozdań, może odmówić złożenia ww. oświadczenia pod warunkiem sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Osoba zobowiązana do złożenia podpisu może odmówić podpisu, dołączając do powyższych sprawozdań uzasadnienie odmowy podpisu.

Złożenie oświadczenia, odmowa złożenia takiego oświadczenia oraz odmowa podpisania sprawozdania mogą zostać sporządzone w postaci:

• elektronicznej i podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym) albo
• papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem osoby sporządzającej dokument (wówczas należy sporządzić elektroniczne kopie tych dokumentów, które następnie zostaną dołączone do składanych sprawozdań).

Zmiany w zakresie przekazywania dokumentów do KRS

(art. 69 ust. 3a UoR, która będzie obowiązywać od 1 czerwca 2022 roku)

Począwszy od 1 czerwca 2022 roku, kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa we właściwym rejestrze sądowym również odmowę podpisu, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, jeżeli zostaną sporządzone.

Zmiany w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności przez emitentów papierów wartościowych i jednostki raportujące według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR)

Począwszy od sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2021 roku (art. 45 ust. 1ga i art. 63c ust. 2c UoR):

• sprawozdania finansowe (jednostkowe) emitentów, zarówno stosujących polskie standardy rachunkowości, jak i stosujących MSR, muszą być sporządzane w formacie XHTML,
• skonsolidowane sprawozdania finansowe emitentów muszą być sporządzane w formacie XHTML i znakowane przy użyciu znaczników iXBRL.

Doprecyzowane zostały również wymogi dotyczące postaci elektronicznej sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych jednostek niebędących emitentami i stosujących MSR. Jednostki te mogą sporządzać sprawozdania finansowe (jednostkowe i skonsolidowane) za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2021 roku wyłącznie (art. 45 ust. 1h i art. 63c ust. 2d UoR):

• w formacie XHTML albo
• w innym formacie przeszukiwalnym, co oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w takiej postaci, która umożliwi automatyczne przeszukanie tego sprawozdania (przeciwieństwem formatu przeszukiwalnego jest format nieprzeszukiwalny, czyli taki format plików danych, który został zapisany w formie obrazu, np.: JPG).

Począwszy od sprawozdań z działalności za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2021 roku (art. 49 ust. 8-9 UoR):

• emitenci zobowiązani są sporządzać sprawozdania z działalności i sprawozdania z działalności grupy kapitałowej w formacie XHTML,
• jednostki niebędące emitentami, raportujące według MSR, zobowiązane są sporządzać sprawozdania z działalności i sprawozdania z działalności grupy kapitałowej w formacie XHTML lub innym formacie przeszukiwalnym.

Dobrowolnie, przedstawione wyżej zasady emitenci i jednostki pozagiełdowe raportujące według MSR mogą stosować również w odniesieniu do sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności, skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności grupy kapitałowej, sporządzanych za rok obrotowy rozpoczynający się przed dniem 1 stycznia 2021 roku.