KSeF – podstawowe zagadnienia
Ustawą z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzono możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest obecnie dobrowolne.
Przepisy określające obowiązek wystawiania takich faktur wejdą w życie 1 lipca 2024 roku. Od tego terminu wystawianie większości faktur jako faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe. Dlatego warto poznać nowy system fakturowania i przygotować się do zmian.
Platforma KSeF służy do:
– nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
– powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu,
– uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF,
– wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
– dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
– otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
– przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
– oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF,
– analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Platforma ma za zadanie powiadamianie podmiotów o:
– dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF, a także dacie i czasie jego przydzielenia,
– dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem,
– braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF,
– powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb ustawy o VAT o braku uprawnień do korzystania z KSeF.
Polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur poprzez KSeF (e-faktura) od 1 stycznia 2022 roku. Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom bezpłatne narzędzia dostosowane do KSeF – aplikację e-Mikrofirma i Aplikację Podatnika KSeF. W przygotowaniu jest aplikacja mobilna KSeF, która pozwoli wystawiać faktury na telefonie czy tablecie.
Aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, należy uwierzytelnić się na platformie KSeF. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność, aby uwierzytelnić się online, musi dysponować profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym z NIP albo PESEL. Spółki natomiast potrzebują kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która jest cyfrowym odpowiednikiem pieczątki firmowej i służy do uwierzytelnienia dokumentów firmowych. Powinna ona zawierać nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa.
Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane wszystkim nabywcom. KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników, jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, umożliwiając anonimowy dostęp do tych faktur bez uwierzytelniania się w systemie.
Przepisy wyłączają możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku faktury dokumentującej:
– dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy o VAT lub rozporządzenia w sprawie zwolnień,
– świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT,
– dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe),
– przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawianych w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.
Dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane przewidziane zostały trzy korzyści. Są to:
– możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej ustalenie i spełnienie warunków korekty,
– prawo do otrzymywania zwrotu różnicy VAT w terminie 40 dni,
– brak obowiązku dostarczania faktur ustrukturyzowanych w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających.
Korzyści te są dostępne zarówno dla podatników, którzy przy użyciu KSeF wystawiają i przesyłają do odbiorcy faktury ustrukturyzowane, jak i dla podatników, którzy przy użyciu KSeF faktury ustrukturyzowane tylko wystawiają (przesyłając te faktury odbiorcom poza KSeF).
Do czasu wejścia w życie przepisów o obowiązku stosowania KSeF, to od nabywcy zależy, czy chce otrzymywać faktury ustrukturyzowane wysyłane za pośrednictwem KSeF. Jeśli nabywca nie wyrazi zgody, sprzedawca może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale musi je przekazywać w innej formie.
Zgodnie z intencją ustawodawcy, wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Ustrukturyzowane dane z faktur to nowy standard i przyspieszenie oraz dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów oraz ich automatyczna archiwizacja.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)