Przekazywanie prezentów klientom i pracownikom – ujęcie podatkowe
Przekazując swoim klientom lub pracownikom dodatkowe świadczenia, zarówno w formie rzeczowej, jak i pieniężnej, należy pamiętać o konsekwencjach podatkowych, jakie się z tym wiążą.
PREZENTY PRZEKAZYWANE KLIENTOM
Podatek dochodowy od osób prawnych
Wydatki związane z upominkami dla klientów mogą mieć charakter reprezentacyjny lub reklamowy.
Prezenty o charakterze reprezentacyjnym są przekazywane wybranym kontrahentom, a ich jedynym bądź dominującym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz oraz wykreowanie pozytywnych relacji. Wydatki na takie prezenty nie stanowią dla obdarowującego kosztów uzyskania przychodów.
Prezenty o charakterze reklamowym mają na celu zachęcać potencjalnych klientów do skorzystania z usług firmy lub zakupu jej towarów. Upominki reklamowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeśli spełniają łącznie następujące warunki:
– mają logo firmy,
– ich wartość jest znikoma,
– wręczane są wszystkim, w szczególności potencjalnym klientom.
Przekazując prezent, zwłaszcza o dużej wartości (nawet jeśli jest oznaczony logo firmy), należy zawsze rozważyć, czy spełnia definicję reklamy, czy jednak stanowi reprezentację.
Dla obdarowanego przedsiębiorcy prezent zawsze stanowi przychód, który należy opodatkować zgodnie ze stosowaną formą opodatkowania.
Podatek od towarów i usług (VAT)
Charakter kosztu nie ma znaczenia w zakresie podatku VAT. Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od wydatku, który jest związany w sposób bezpośredni lub pośredni z działalnością przedsiębiorstwa.
Jednocześnie, przekazanie prezentów jest traktowane jako dostawa towarów, która wymaga od obdarowującego naliczenia i odprowadzenia podatku do urzędu skarbowego.
Przedsiębiorca nie musi naliczać podatku VAT w sytuacji, gdy przekazuje klientom prezenty o małej wartości, czyli spełniające poniższe warunki:
– łączna wartość prezentów przekazywanych jednej osobie w roku podatkowym nie przekracza 100 zł netto (jeśli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych),
– jednostkowa wartość prezentu, którego nie ujęto w ewidencji wspomnianej powyżej, określona w momencie przekazywania, nie przekracza 20 zł netto.
Od przekazanych prezentów, które nie należą do prezentów o małej wartości, należy naliczyć podatek należny, pod warunkiem, że przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy ich zakupie.
PREZENTY I ŚWIADCZENIA PIENIĘŻNE PRZEKAZYWANE OSOBOM FIZYCZNYM
Świadczenia finansowane ze środków obrotowych
Wartość wypłacanych świadczeń pieniężnych oraz przekazywanych prezentów rzeczowych, takich jak paczki świąteczne, bony czy karty przedpłacone, stanowi dla obdarowanego pracownika przychód, podlegający opodatkowaniu podatkiem PIT i jest podstawą do naliczenia składek ZUS.
Zwolnione z opodatkowania są prezenty symboliczne, np.: kwiaty, dyplomy, medale oraz artykuły wykorzystywane podczas wykonywania obowiązków służbowych, np.: kalendarze, notatniki, długopisy. Nieopodatkowane są również świadczenia dla byłych pracowników (emerytów i rencistów) do wysokości nieprzekraczającej 4 500 zł w roku podatkowym.
Dla obdarowanej osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i niebędącej pracownikiem przedsiębiorcy (zarówno nie związanej stosunkiem pracy, jak i stosunkiem cywilno-prawnym), prezent o charakterze reklamowym o wartości poniżej 200 zł nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Przekazywane pracownikom świadczenia rzeczowe oraz pieniężne (w tym karty przedpłacone) finansowane ze środków ZFŚS są zwolnione z opodatkowania, jeśli spełniają następujące warunki:
– pracodawca tworzy ZFŚS i ma na wyodrębnionym rachunku bankowym zabezpieczone środki na ten cel,
– regulamin przewiduje wydatkowanie środków ZFŚS na zakup prezentów,
– wartość wszystkich świadczeń na rzecz danego pracownika w roku podatkowym nie przekracza kwoty 1 000 zł (do końca 2023 roku obowiązywał limit 2 000 zł w związku z epidemią COVID-19).
Należy jednak pamiętać, że powyższe zwolnienie nie obejmuje bonów, talonów i voucherów oraz nie dotyczy współpracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej. Ponadto, przy przyznawaniu świadczeń, pracodawca musi kierować się kryterium socjalnym, co oznacza, że nie może wręczyć takich samych paczek czy świadczeń wszystkim pracownikom.
Świadczenia finansowane z ZFŚS są zwolnione z obowiązku naliczenia składek ZUS, niezależnie od kwoty i rodzaju prezentu.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych
Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych
Ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych