KSeF – dokumenty poza systemem i zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty trafią do systemu, a niektórzy podatnicy skorzystają ze zwolnień.

Dokumenty poza KSeF

Dokumenty, które pozostaną poza zakresem KSeF to m.in.:

– paragony fiskalne z NIP do wartości 450 zł (faktury uproszczone);

Do 31 grudnia 2026 roku takie paragony pozostaną poza KSeF i będą ewidencjonowane w Centralnym Repozytorium Kas. Od 1 stycznia 2027 roku paragony z NIP nie będą uznawane za fakturę uproszczoną –konieczne będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

– bilety jednorazowe, w tym m.in. bilety za autostrady, przejazdy pociągami, autobusami, promami, samolotami;

– faktury wystawiane w procedurach szczególnych, takich jak OSS (One Stop Shop), IOSS (Import One Stop Shop) czy TAX FREE (dla podróżnych);

– noty księgowe i odsetkowe;

Uwaga: Noty korygujące zostaną wycofywane – od 1 lutego 2026 roku treść dokumentów będzie korygowana jedynie poprzez faktury korygujące wystawiane w KSeF.

– rachunki nieobjęte VAT;

– faktury wewnętrzne;

– załączniki do faktur, w tym m.in. umowy, specyfikacje, instrukcje, katalogi, skany, materiały marketingowe oraz pliki w formatach Word, Excel lub PowerPoint.

Zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF

Nie wszyscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur sprzedaży w KSeF. Zwolnienia obejmują m.in.:

– podatników „wykluczonych cyfrowo”;

Do końca 2026 roku, jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, podatnik będzie zwolniony z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie jednak również tę grupę.

– podatników wystawiających faktury dla konsumentów (B2C) – podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są bezterminowo wyłączeni z obligatoryjnego KSeF;

– podatników zagranicznych – bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce;

– podatników świadczących usługi finansowe, bankowe, ubezpieczeniowe i związane z obrotem papierami wartościowymi – podatnicy działający w sektorach finansowych mogą wystawiać faktury o ograniczonym zakresie danych i dokumenty te nie muszą być wystawiane w KSeF;

– podatników korzystających z samofakturowania bez polskiego NIP – gdy ani sprzedawca, ani nabywca nie posiadają polskiego NIP.

Podsumowanie

Dla przedsiębiorców kluczowe jest, aby w ramach prowadzonej działalności dokładnie zidentyfikować dokumenty, które należy przesyłać do KSeF i pobierać z KSeF, a także te, które pozostaną poza jego obiegiem. Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia kompletności dokumentacji oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 poz. 1203)