Praca zdalna
Praca zdalna, która od kilku lat funkcjonuje na mocy przepisów covidowych, doczekała się uregulowania w Kodeksie pracy. Przepisy jej dotyczące wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku. Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje likwidację dotychczasowej instytucji „telepracy” z zachowaniem 6-miesięcznego okresu przejściowego, jednocześnie wprowadzając pojęcie pracy zdalnej, w tym pracy zdalnej okazjonalnej.
Miejsce pracy zdalnej
Pracę zdalną zdefiniowano jako świadczoną w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Określenie miejsca pracy jest ważnym elementem, który pracodawca koniecznie powinien mieć na uwadze decydując się na stosowanie pracy zdalnej. Szczególnie należy rozważyć decyzję o umożliwieniu pracownikom świadczenia pracy zdalnej z miejsca położonego poza terytorium Polski, ponieważ wiąże się to z koniecznością dopełnienia szeregu formalności w zakresie legalizacji pobytu i zatrudnienia pracownika za granicą, rozliczeń pracodawcy z tamtejszym systemem ubezpieczeń społecznych i urzędem podatkowym oraz obowiązkiem zagwarantowania pracownikowi przez pracodawcę warunków zatrudnienia zgodnych z przepisami obowiązującymi w państwie, na terenie którego wykonywana jest praca zdalna (np.: w zakresie minimalnego wynagrodzenia, wymiaru urlopu, norm BHP). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, czy nie zostaną naruszone procedury związane z bezpieczeństwem informacji i ochrony danych osobowych.
Podstawy świadczenia pracy zdalnej
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać ustalone przez pracodawcę i pracownika przy zawarciu umowy o pracę lub też w trakcie zatrudnienia. Pracodawca może wystąpić do pracownika z propozycją pracy zdalnej, a w określonych przypadkach może nawet wydać polecenie jej świadczenia (m.in. stan epidemii i zagrożenia epidemicznego lub chwilowy brak możliwości zapewnienia w miejscu pracy właściwych warunków BHP na skutek działania siły wyższej). Warunkiem jest posiadanie przez pracownika warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.
Z inicjatywą może wystąpić również pracownik składając pisemny wniosek o pracę zdalną. W określonych przypadkach (poniżej) wniosek pracownika jest wiążący dla pracodawcy, a odmowa możliwa będzie wyłącznie w przypadku, gdy wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy.
Pracodawca może, ale nie musi wyrazić zgody na pracę zdalną, chyba że wniosek zostanie złożony przez:
– pracownicę w ciąży,
– pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
– pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
– pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 4. roku życia,
– pracownika wychowującego dziecko, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
– pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.
W odniesieniu do tych osób, przyczynę odrzucenia wniosku pracodawca zobowiązany będzie przedstawić na piśmie w terminie 7 dni roboczych, licząc od dnia złożenia przez pracownika wniosku o pracę zdalną.
Ustawodawca przewidział również możliwość wykonywania pracy zdalnej „okazjonalnie”, na wniosek pracownika, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.
Regulamin pracy zdalnej
Pracodawca, który decyduje się na wdrożenie pracy zdalnej, powinien uregulować szczegółowe zasady jej wykonywania w porozumieniu zawartym z organizacjami związkowymi lub w regulaminie konsultowanym z przedstawicielami pracowników, jeśli nie działają u niego organizacje związkowe. W sytuacji braku regulaminu, pracodawca każdorazowo będzie musiał ustalać warunki w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub wskazywać je w poleceniu pracy zdalnej.
Zakres porozumienia lub regulaminu wskazany przez ustawodawcę obejmuje w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady realizacji obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę – koszty instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń i narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i inne ustalone;
- zasady pokrywania kosztów w przypadku, gdy strony ustaliły wykorzystywanie w pracy zdalnej narzędzi i materiałów własnych pracownika;
- zasady komunikacji wewnętrznej, w tym potwierdzania obecności w pracy;
- zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej;
- zasady kontroli w zakresie BHP;
- zasady kontroli w zakresie przestrzegania procedur bezpieczeństwa informacji i ochrony danych;
- zasady związane z serwisem urządzeń, instalacją i aktualizacją oprogramowania IT, itd.
Ważne: w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie występuje konieczność tworzenia regulaminu, a zakres obowiązków formalnych jest znacznie okrojony.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
W przypadku pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany:
– zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do pracy oraz ich instalację i serwis (lub wypłacić ekwiwalent za użytkowanie narzędzi niezapewnionych przez firmę);
– pokryć niezbędne koszty związane z narzędziami pracy, kosztami energii elektrycznej oraz usługami telekomunikacyjnymi;
– prowadzić szkolenia umożliwiające wykonywanie pracownikowi pracy zdalnej;
– zapewnić wsparcie techniczne w zakresie wykonywania pracy zdalnej;
– zapoznawać pracownika z procedurami z zakresu bezpieczeństwa danych, w tym ochrony danych osobowych;
– umożliwić pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie firmy, kontakt z innymi pracownikami, dostęp do działalności socjalnej itp. na zasadach obowiązujących pozostałych pracowników;
– sporządzić i zapoznać pracownika z oceną ryzyka zawodowego pracy zdalnej;
– zapewnić niezbędne szkolenia BHP (ważne – w przypadku pracowników zdalnych nie ma możliwości rezygnacji z przeprowadzania szkoleń okresowych na stanowiskach administracyjno-biurowych, nawet jeśli umożliwiałaby to kategoria ryzyka dla przeważającej działalności pracodawcy);
– nie dopuszczać do dyskryminowania pracowników zarówno z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak też z powodu odmowy jej wykonywania.
Zwrot kosztów dla pracownika
Nowelizacja wprowadza obowiązek pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, który może być zrealizowany przez wypłatę ekwiwalentu albo ryczałtu. Świadczenie takie może korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz ze składek ZUS, jednak wyłącznie pod warunkiem, że jego wysokość zostanie ustalona w oparciu o normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich ceny rynkowe, a także w oparciu o normy zużycia energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych. Pracodawca powinien dysponować dokumentacją, na podstawie której ustalił wartość ekwiwalentu bądź ryczałtu. Mimo, że ustawa jeszcze nie obowiązuje, ZUS i fiskus już teraz zaznaczają, że zasady ustalania zwrotu kosztów będą weryfikowane. Na podstawie dotychczasowych interpretacji można wnioskować, że kluczowym kryterium dla zastosowania zwolnienia będzie możliwość udowodnienia, że wypłacone świadczenie odpowiada faktycznie poniesionym przez pracownika wydatkom (co może pociągać za sobą konieczność prowadzenia przez pracodawców skomplikowanych i skrupulatnych wyliczeń).
W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów pracy zdalnej, o których mowa powyżej.
Okazjonalna praca zdalna
Jak wcześniej wspomniano, wniosek o okazjonalną pracę zdalną pracownik będzie mógł złożyć maksymalnie na 24 dni w roku kalendarzowym. Okazjonalna praca zdalna nie będzie wymagała spełnienia większości wymogów formalnych przewidzianych dla typowej pracy zdalnej. Pracownik będzie zobowiązany do przestrzegania ustalonych przez pracodawcę procedur ochrony danych osobowych, zasad komunikacji wewnętrznej, będzie również musiał złożyć oświadczenie potwierdzające zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy zdalnej. Zasady ewentualnych kontroli przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca ustala z pracownikiem.