KSeF obowiązkowy od 2026 roku – podstawowe informacje

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna udostępniona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie xml, w strukturze logicznej określonej przez Ministerstwo Finansów.

System KSeF ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz usprawnienie kontroli podatkowej.

Termin obowiązkowego KSeF

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wyznaczony na:

• 1 lutego 2026 roku – dla dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku,
• 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników, z ustawowymi wyjątkami.

Odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników począwszy od 1 lutego 2026 roku.

Uprawnienia do korzystania z KSeF

Korzystanie z KSeF wymaga posiadania uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą posiada uprawnienia właścicielskie, automatycznie do niej przypisane. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi muszą nadać uprawnienia do obsługi systemu KSeF konkretnym osobom, składając do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA lub skorzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu.

Zasady wystawiania i odbierania e-faktur

Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania KSeF będą zobligowani do wystawiania e-faktur wyłącznie z zachowaniem struktury logicznej ustalonej przez Ministerstwo Finansów, w schemacie xml. E-faktura każdorazowo powinna zostać przesłana do KSeF – po przesłaniu e-faktury do KSeF, zostanie jej nadany numer identyfikacyjny KSeF.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, z ustawowymi wyjątkami.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury.

Więcej informacji dotyczących KSeF znajdziecie Państwo w kolejnych naszych publikacjach.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 9 maja 2024 roku zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 poz. 852)

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 poz. 1203)