KSeF – uprawnienia i metody uwierzytelniania w systemie

Krajowy System e-Faktur (KSeF), obowiązkowy od lutego 2026 roku, opiera się na identyfikacji użytkowników oraz nadawaniu im określonych uprawnień i poziomów dostępu. Aby korzystać z KSeF wymagane jest uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości danej osoby w systemie oraz autoryzacja, czyli nadanie jej odpowiednich uprawnień.

Dostępne metody uwierzytelnienia zależą od formy prawnej podmiotu:

* Token będzie obowiązywał do 31 grudnia 2026 roku, od 1 stycznia 2027 roku tokeny zostaną wycofane.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna służy do uwierzytelniania organizacji – jest przypisana do podmiotu, a nie do osoby fizycznej (np.: pracownika, który tej pieczęci używa), co oznacza, że ktokolwiek wejdzie w jej posiadanie, będzie mógł się uwierzytelnić jako organizacja. Korzystanie z pieczęci wiąże się więc z koniecznością odpowiedniego zarządzania dostępem do niej w firmie. Chcąc uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, należy złożyć wniosek u dostawcy usług zaufania i wykupić certyfikat pieczęci przypisany do firmy.

Token to unikalny ciąg znaków generowany jednorazowo po zalogowaniu do systemu KSeF. Służy do logowania w aplikacjach zintegrowanych z KSeF (np.: programach księgowych). Token może być przypisany do osoby fizycznej lub podmiotu, a jego ważność trwa do momentu unieważnienia przez użytkownika.

Certyfikat KSeF to narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość użytkownika wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów na okres 2 lat. Certyfikat KSeF będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku.

Wyróżniamy dwa typy certyfikatów:

• Typ 1 – uwierzytelniający (do logowania się w systemie KSeF),
• Typ 2 – do wystawiania faktur w trybie offline.

Wnioski o certyfikat KSeF będzie można składać od 1 listopada 2025 roku w specjalnym Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwi także zarządzanie dostępami do KSeF w organizacji.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Każdy użytkownik KSeF działa w ramach przypisanych mu uprawnień systemowych. Mogą one obejmować m.in.:

• wystawianie e-faktur (także w imieniu innych podmiotów),
• dostęp do e-faktur,
• zarządzanie uprawnieniami,
• obsługę faktur VAT RR, PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania, która służy do przesyłania faktur do jednostek sektora publicznego) czy samofakturowania.

Nadając uprawnienia swoim pracownikom należy przede wszystkim wziąć pod uwagę:

• kompetencje i zakres odpowiedzialności poszczególnych osób, np.: wystawianie faktur sprzedaży, zatwierdzanie faktur zakupu,
• zachowanie zastępowalności osób na wypadek nieobecności i zmian kadrowych.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą posiada uprawnienia właścicielskie, automatycznie do niej przypisane – co oznacza, że może korzystać z KSeF w pełnym zakresie i nadawać elektronicznie dalsze uprawnienia.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, np.: prowadzący działalność w formie spółki, jeśli nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, powinni pamiętać o złożeniu do urzędu skarbowego formularza ZAW-FA, w ramach którego można wyznaczyć jedną osobę fizyczną, która w imieniu podmiotu będzie korzystała z KSeF. Osoba ta będzie mogła nadawać elektronicznie dalsze uprawnienia w KSeF w imieniu spółki innym osobom fizycznym lub podmiotom.

Obecnie zawiadomienie ZAW-FA można złożyć do urzędu skarbowego jedynie w formie papierowej. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od listopada 2025 roku będzie dostępna również elektroniczna wersja formularza ZAW-FA (do złożenia przez e-Urząd Skarbowy).

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Od 2026 roku każdy podmiot gospodarczy powinien zadbać o odpowiedni sposób identyfikacji w KSeF. Należy zdecydować, kto w firmie będzie korzystał z systemu KSeF, jakie będą jego uprawnienia oraz jakie metody uwierzytelniania w KSeF będą stosowane.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2024 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2024 poz. 885)

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 poz. 1172)