E-faktura – nowe zasady wystawiania faktur od 2026 roku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w 2026 roku stanie się obowiązkową, ogólnopolską platformą teleinformatyczną do wystawiania, wysyłania oraz odbierania i archiwizacji e-faktur.

Czym jest e-faktura?

E-faktury, inaczej nazywanej fakturą ustrukturyzowaną, nie należy mylić z fakturą elektroniczną. E-faktura jest wystawiana i otrzymywana wyłącznie w systemie KSeF, ma przypisaną strukturę logiczną FA (ustaloną przez Ministerstwo Finansów) oraz przyjmuje format pliku xml. Prawidłowo wystawionej fakturze ustrukturyzowanej system przydziela numer KSeF, czyli unikalny numer identyfikacyjny. Istnieje możliwość zwizualizowania e-faktury, czyli zamiany wersji xml na wersję czytelną, np.: PDF. Każda zwizualizowana e-faktura posiada kod QR, który pozwala na jej identyfikację w KSeF.

Informacje o terminach obowiązkowego korzystania z KSeF znajdziecie Państwo w artykule:
KSeF obowiązkowy od 2026 roku – podstawowe informacje

Jakie transakcje obejmuje e-faktura?

E-fakturowanie dotyczy wszystkich podstawowych transakcji sprzedaży pomiędzy przedsiębiorstwami (B2B), czyli dostaw krajowych, świadczenia usług na terenie kraju, eksportu towarów oraz faktur zaliczkowych i korygujących. Ponadto, system KSeF zapewnia możliwość wystawiania e-faktur w szczególnych przypadkach, takich jak faktury VAT RR (rolnicy ryczałtowi), faktury w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy (tzw. samofakturowanie), a także faktury wystawiane w ramach egzekucji czy zamówień publicznych. Faktury dla kontrahentów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, ale doręczane poza systemem np.: mailowo w formacie PDF (zwizualizowana wersja e-faktury). W ramach sprzedaży towarów i usług przez przedsiębiorców dla konsumentów (B2C) wystawienie faktur w systemie KSeF będzie fakultatywne.

Metody wystawiania e-faktur

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (np.: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, Aplikacja e-mikrofirma), a także przy zastosowaniu rozwiązań komercyjnych. Wybrane rozwiązanie powinno posiadać prawidłową strukturę logiczną FA. Od 1 lutego 2026 roku obowiązywać będzie struktura FA(3).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 poz. 1203)