Jak przygotować firmę na rozliczanie faktur pracowniczych w KSeF?

Co się zmienia od 1 kwietnia?

Do tej pory pracownik, dokonując zakupu w imieniu firmy, odbierał fakturę papierową lub elektroniczną i przekazywał ją pracodawcy, często z własnym opisem celu wydatku. Od 1 kwietnia niemal wszystkie faktury za wydatki ponoszone przez pracowników, takie jak paliwo, noclegi czy zakupy w delegacji, trafią bezpośrednio do pracodawcy przez Krajowy System e-Faktur.

Choć dla firm oznacza to większą automatyzację obiegu dokumentów, pojawiają się też nowe wyzwania – jak szybko i poprawnie przypisać fakturę do konkretnego pracownika, projektu czy centrum kosztowego?

Rozwiązania ułatwiające identyfikację faktur pracowniczych

Aby przypisanie dokumentu do konkretnego pracownika było możliwe, dane identyfikujące osobę dokonującą zakupu powinny zostać przekazane wystawcy faktury, jeszcze przed jej wystawieniem. Wystawca faktury może wpisać dane pracownika:
– w polu Podmiot3 – najbardziej przejrzysty sposób identyfikacji faktury pracowniczej (pole Podmiot3 służy do oznaczania dodatkowego uczestnika transakcji),
– w polu DodatkowyOpis – można tutaj wskazać imię i nazwisko, numer delegacji lub inne potrzebne informacje.

Wizualizacja faktury

Jeśli pracownik nie przekaże swoich danych wystawcy e-faktury, powinien poprosić wystawcę o wizualizację faktury z kodem QR umożliwiającym jej odnalezienie w systemie KSeF (wydruk lub informacja mailowa) oraz niezwłocznie poinformować pracodawcę o poniesionym wydatku.

Podsumowanie

Rozliczanie wydatków pracowniczych na fakturach w KSeF to duża zmiana. Jednak jeśli zostanie dobrze zaplanowana, może uporządkować obieg dokumentów. Kluczowe będzie wdrożenie jasnych procedur i wykorzystanie rozwiązań dostępnych w samej strukturze e-faktury.

Ponadto, należy pamiętać, że nawet najlepiej przygotowane procedury nie zastąpią właściwego przeszkolenia pracowników. Każdy pracownik powinien wiedzieć:
– jakie dane przekazać sprzedawcy przed wystawieniem e-faktury,
– w jakich polach można umieszczać dane identyfikujące,
– jak postępować w przypadku otrzymania wizualizacji faktury,
– jak wygląda nowy proces rozliczania kosztów w organizacji.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 roku w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979 oraz Dz. U. z 2024 poz. 1938)

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2025 poz. 1742).