Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – co się zmieniło od 8 lipca 2026 roku i jak przygotować firmę

Od 8 lipca 2026 roku obowiązują nowe regulacje, które zwiększają uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w zakresie kontroli prawidłowości stosowanych form zatrudnienia. Zmiany są szczególnie istotne dla firm korzystających z kontraktów B2B oraz innych umów cywilnoprawnych. W praktyce oznaczają konieczność weryfikacji, czy sposób wykonywania pracy odpowiada zapisom w umowie oraz czy współpraca nie nosi cech stosunku pracy, w szczególności: osobistego świadczenia pracy, wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem.

Zakaz zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi obowiązuje od lat, jednak nowe regulacje mają umożliwić inspektorom skuteczniejsze reagowanie w przypadku stwierdzenia naruszeń prawa. Nowelizacja nie będzie skutkować kwestionowaniem wszystkich umów cywilnoprawnych ani kontraktów B2B. Zawieranie takich umów nadal jest zgodne z przepisami, pod warunkiem, że odpowiadają one rzeczywistemu charakterowi współpracy.

Stwierdzenie w trakcie kontroli istnienia stosunku pracy przebiegać będzie dwuetapowo:

• wydanie przez inspektora pracy polecenia usunięcia naruszeń. Pracodawcy zostanie wyznaczony termin, w którym powinna nastąpić zmiana formy zatrudnienia bądź dostosowanie warunków pracy do obowiązujących przepisów;
• skierowanie przez kontrolującego wniosku do Okręgowego Inspektora Pracy o wydanie decyzji, w sytuacji, gdy pracodawca nie zastosuje się do zaleceń. W toku postępowania uwzględniane będą stanowiska stron, jednak decydujące znaczenie będzie miał rzeczywisty sposób wykonywania pracy oraz występowanie cech stosunku pracy.

Decyzja administracyjna może skutkować obowiązkiem nawiązania stosunku pracy na zasadach określonych w ustawie. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy.

Nowelizacja przewiduje również szerszą współpracę pomiędzy PIP a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Krajową Administracją Skarbową (KAS). Instytucje te będą wymieniać informacje i wspólnie identyfikować podmioty o podwyższonym ryzyku naruszeń, co oznacza, że ustalenia poczynione przez jeden organ mogą stanowić podstawę do wszczęcia czynności kontrolnych przez pozostałe instytucje. Stwierdzenie przez PIP nieprawidłowości może skutkować dalszymi działaniami ZUS lub KAS, w tym analizą rozliczeń za okresy wcześniejsze, mieszczące się w ustawowych terminach przedawnienia.

Za nieprawidłowe zastępowanie stosunku pracy umowami cywilnoprawnymi, a także za inne naruszenia prawa pracy, przepisy przewidują kary grzywny w wysokości od 2.000 PLN do 60.000 PLN. W porównaniu z dotychczasowymi regulacjami maksymalna wysokość grzywny została podwojona. Ustawa przewiduje 12-miesięczny okres abolicyjny, w trakcie którego pracodawcy, którzy dobrowolnie dostosują wadliwie zawarte umowy cywilnoprawne do przepisów prawa pracy, unikną odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Poza powyżej wymienionymi skutkami, ustawa przewiduje również możliwość:

• przeprowadzania kontroli nie tylko w siedzibie pracodawcy, ale również w trybie zdalnym,
• występowania przez pracodawcę do Głównego Inspektora Pracy o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej kwalifikacji stosunku prawnego.

Nowe przepisy oznaczają dla pracodawców konieczność regularnej weryfikacji modeli współpracy opartych na umowach B2B oraz innych umowach cywilnoprawnych, ze szczególnym uwzględnieniem faktycznego sposobu wykonywania pracy. Aby ograniczyć ryzyko sankcji oraz dodatkowych konsekwencji składkowych i podatkowych, warto przeprowadzić audyt obowiązujących umów jeszcze przed ewentualną kontrolą.

Ustawa z dnia 11 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw

(Dz.U. 2026 poz. 473)